役立つ内容証明作成マニュアル

内容証明作成で知っておきたいこと

内容証明とは、相手にいつどのような内容の手紙を送ったかを郵便局で証明してくれる書類のことで、後から「受け取った」「知らない」などのトラブルを防ぐことができる法的な効力も持っています。

内容証明を送る際には、いつその人が受け取ったかを証明するために「配達証明」もきちんとつけることが大切です。内証明だけでは、受け取った事を証明することは出来てもいつ配達されたのかを証明することが出来ませんから、内容証明と配達証明はセットで利用するようにしましょう。

内容証明はどのような場合に利用すると良いのでしょうか?
内容証明は基本的に、自分を守るために利用される手段です。例えば、「高いショッピングの契約をついしてしまったけれど、クーリングオフをしたい」という場合には、内容証明でクーリングオフの通知を送るとよいでしょう。電話や郵便だけでは「受け取っていない」などといわれる場合も想定されますから、内容証明で送ることをおススメします。

また、内容証明を送るということは、相手に対して無言の圧力をかけることにもなります。賃金未払いの悪徳企業へ請求書をおくる場合にも、メールや口頭でお願いするよりも内容証明を送った方が圧倒的に強い圧力がかかるため、相手が法的な訴訟を避けたい場合にはスンナリと問題が解決する場合もあるようです。

内容証明の手紙の内容に対して返答を行う場合にも、内容証明で送ることが大切です。内容証明を送る側は本気ですから、こちらも内容証明で返答して、問題を解決する意志があることを伝えましょう。

内容証明作成の方法

内容証明作成は、どのようにしたら良いのでしょうか?内容証明は、郵便配達の記録によって、その内容の手紙がきちんと相手側に届けられたことを証明することができます。そのため、内容証明を作成する際には、同じ内容の手紙を3通作成し、1通は自分自身の控え、1通は受け取り側へ送り、もう1通は郵便局が保管する決まりとなっています。

内容証明を作成する際には、いろいろな決まりがあるため、行政書士に依頼して作成してもらうことも可能です。もちろん、書き方を心得ていれば特別な資格がなくても内容証明文書を作成する事はできます。

内容証明作成には、以下の点に気をつけると良いでしょう。

内容証明作成で気をつけること

・該当する法律
内容証明では、自分自身が法律によって守られる「権利」を主張するために作成します。そのためには、どのような法律に基づいてその権利を主張しているのかをアピールしなければいけません。矛盾しないように気をつけましょう。

・字数や行数
内容証明を作成する際には、字数や行数などに制限がある事も忘れてはいけません。用紙に制限はないので、どんな用紙を使っても良いのですが、横書きで1行あたり26文字以内、そして1枚あたり20行以内に収める事が必要です。縦書きの場合には1行当たり20文字で1枚あたり26行という計算になります。使える文字なども、絵文字や記号などは基本的に使うことができませんから気をつけましょう。

・住所・氏名・年月日
内容証明の文章の中には、必ず自分自身の住所や氏名、そして相手側の住所や氏名なども明記しましょう。最後には押印するのも忘れずに。

内容証明作成に関する費用

内容証明作成から郵送まで、どのぐらいの費用がかかるのでしょうか?内容証明の作成を自分自身で行う場合には、作成に関する費用はかかりません。しかし、内容証明作成を専門家に依頼する際には費用が発生します。内容証明が必要になるケースは多岐に渡っていて、裁判や調停などで内容証明が必要になるケースもあるでしょう。内容証明の作成のみなら行政書士に「代行」として依頼する事もできますが、裁判に関わる証明を作成する場合には、そのまま弁護士に依頼する事もあります。

内容証明作成における費用が最も高いのは、やはり弁護士。内容証明の作成のみで5万円～10万円の費用がかかる場合もあるようです。しかも、そこに交通費や諸経費が入りますから、10万円を超えると考えておいた方が良いかもしれませんね。

行政書士に依頼する場合

内容証明作成を行政書士に依頼する場合には、かかる費用はグンと安くなって1万円～5万円程度となります。コスト的にはリーズナブルなので、内容証明作成のみが必要なカンタンなケースではお得と言えるでしょう。しかし、行政書士では相手側と交渉をしたりする代理人を勤めることが出来ないため、内容証明作成のみ、とあらかじめ理解しておく事が必要です。

郵便局から内容証明を送る場合には、基本的な郵便料金、書留扱いになるため追加料金、そして内容証明としての追加料金がかかってきます。内容証明としての追加料金でも1枚当たり420円、2枚目以降はプラス250円となっているので、内容証明作成にかかる費用と比べるとかなり良心的な金額ですね。